حدود ۱۵ سال پیش تمامی معاملات ملکی اعم از خرید، فروش، اجاره و رهن، در بنگاه‌های املاک به‌صورت دستی در برگه‌های قولنامه و با توافق طرفین نوشته می‌شد. تنها چیزی که ۲ طرف معامله به آن دسترسی داشتند، همان قولنامه غیررسمی بود.
ثبت نامغیر رسمی بودن شکل ثبتی این قبیل معاملات، زمینه‌ساز بروز تخلفات بسیاری بود که از جمله مهم‌ترین آن می‌توان به فروش یا اجاره یک ملک به تعداد زیادی از افراد اشاره کرد اما زمانی که مستاجر یا خریدار خانه، کد رهگیری برای معامله خود دریافت می‌کند، می‌توانند با وارد کردن پلاک ثبتی از شرایط سند ملک مورد نظر مطلع شوند. این سامانه با سازمان ثبت احوال در ارتباط است و با احراز هویت فرد، از امکان جعل عنوان و تخلفاتی از این دست جلوگیری می‌کند.
برای برطرف شدن این مشکلات، هیات دولت مصوبه‌ای را به تصویب رساند و بخشنامه‌ای به اتحادیه مشاوران ابلاغ شد که به واسطه آن مشاوران املاک موظف شدند تمام معاملات، نقل و انتقالات ملکی که انجام می‌دهند را در سامانه ثبت هوشمند معاملات مسکن (سامانه رهگیری) به ثبت برسانند.
این اقدام برای جلوگیری از تخلفات انجام شد، ولی بعضی از آژانس‌های املاک از این مسئله سوءاستفاده کرده و علاوه بر حق کمیسیون خود، برای صدور کد رهگیری نیز از دو طرف معامله، درخواست هزینه‌های میلیونی می‌کنند. در حالی است که هزینه صدور کد رهگیری برای معاملات اجاره یک هزار تومان و برای خریدوفروش پنج هزار تومان است.
درخواست هزینه برای صدور کد رهگیری جزو تخلفات آژانس‌های مسکن به حساب می‌آید و معامله‌گران می‌توانند در صورت مشاهده این تخلف، از آن بنگاه به اتحادیه مشاوران املاک یا بازرسی اصناف شکایت کنند که جزای این تخلف می‌تواند به پلمب شدن دفتر کار مشاوران املاک منجر شود.
در روند رسیدگی به تخلفات این‌چنینی، اگر شکایتی انجام شود، آژانس املاک موردنظر علاوه بر برگرداندن مبلغ دریافتی، باید جریمه نیز پرداخت کنند.
